Automatisierung des Banktransaktionsabgleichs
Wie Actheos manuellen Excel-Abgleich durch eine automatisierte FinanceOps-Pipeline ersetzt hat.
Auf einen Blick
Actheos musste jeden Monat einen Abgleichsbericht zwischen dem Kundenstamm und den Banktransaktionen erstellen. Dieser Prozess lief manuell in Excel und hing stark von ein bis zwei Schlüsselpersonen ab.
Genie Factory hat diesen Ablauf durch eine automatisierte, auf der eigenen Plattform gehostete Pipeline ersetzt, die den Bericht ohne manuellen Aufwand erstellt.
Ausgangslage
Der Abgleich von Bankbewegungen mit Kundendaten ist eine zentrale FinanceOps- Aufgabe, liefert aber selten direkten Differenzierungsvorteil. Bei Actheos zeigten sich die typischen Probleme:
- Manuelle Exporte aus Fachsystemen und Nachbearbeitung in Excel
- Abgleichsregeln waren implizit bekannt, aber nicht dokumentiert
- Operative Abhängigkeit von Schlüsselpersonen
- Teilweise umstrittene Zahlen und mehrere "Wahrheitsversionen"
Der geschäftliche Effekt war klar: mehrere Personentage Aufwand pro Monat, verzögerte Entscheidungen und ein erhöhtes Risiko bei Ausfällen.
Was wir umgesetzt haben
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Formalisierung der Geschäftsregeln Gemeinsam mit den Buchhaltungsteams haben wir Join-Keys, Toleranzen und Regeln zur Behandlung von Abweichungen dokumentiert.
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Automatisierungspipeline Die Pipeline verarbeitet beide Quellen (Kundenstamm + Bankflüsse), wendet die Regeln an und erzeugt einen abgeglichenen Bericht, ohne den ERP-Kern zu verändern.
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Leichte Weboberfläche Das Finanzteam greift direkt auf den Bericht zu, ohne auf tiefe Excel- Expertise angewiesen zu sein.
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Gehosteter Betrieb Die Lösung läuft auf der Genie-Factory-Plattform inklusive Monitoring, Sicherheitsupdates und Support.
Ergebnisse
- Automatisch erzeugter Bericht ohne manuelle Verarbeitung
- Explizite, versionierte und auditierbare Geschäftsregeln
- Geringere Abhängigkeit von Schlüsselpersonen
- Wiederverwendbare Basis für weitere FinanceOps-Automatisierungen
- Etwa 2 gewonnene Personentage pro Monat bei vergleichbaren Abläufen
Warum das relevant ist
Der Use Case zeigt einen pragmatischen Automatisierungsansatz im Finance- Bereich: den ERP-Kern nicht anfassen, zuerst Regeln dokumentieren, dann schnell liefern und wiederkehrende Abläufe schrittweise industrialisieren.