Alles, was für die Vorbereitung der nächsten Ausgabe nötig ist, existiert bereits: Bilanzen, Budgets, Erfahrungswerte, Entscheidungen, in Dateien und in den Köpfen Ihrer Teams. Die Schwierigkeit besteht darin, in dem Moment darauf zuzugreifen, in dem man sie braucht. GenieFactory gibt jeder Messe ein lebendiges Gedächtnis, verbunden mit dem der Organisation: Man findet dort, vergleicht dort, gibt dort weiter, und jede Ausgabe bereichert es.
Die Information existiert, ist aber weder zentralisiert noch übersichtlich.
73 % der Befragten geben an, zu wissen, wo sie Informationen schnell finden. Das Problem ist nicht das Fehlen von Informationen: Es sind die Vielzahl der Kanäle, die umfangreichen Dokumente, das Fehlen eines einheitlichen Entscheidungsreferenzsystems, die ungleichmäßige Aktualisierung. Am Ende fragt man jemanden, und die Antwort hängt davon ab, wer gerade da ist.
Ein Teil der Arbeit wiederholt, was bereits existiert.
63 % identifizieren überdimensionierte Aufgaben oder Liefergegenstände: übermäßige Dokumentenproduktion, wenig zusammengefasste Protokolle, vervielfachte E-Mail-Varianten, von Hand angereicherte Datenbanken. Jede Ausgabe beginnt mit einer von Hand erstellten Konsolidierung der Vergangenheit, mitten in der Hochphase.
Jede Messe organisiert sich allein, und der Gesamtüberblick fehlt.
Outlook, Excel, persönliche To-dos, Monday, OneNote: 85 bis 90 % erwarten von einer Harmonisierung einen Zeitgewinn. N mit N-1 zu vergleichen, oder eine Messe mit einer anderen, erfordert Extrahieren, Harmonisieren der Definitionen und Neuberechnen. Diese Arbeit wird schlampig erledigt oder aufgegeben.
Jede Messe organisiert sich allein
Falscher Ordner, wenig aussagekräftiger Dateiname, nicht auffindbare Version: Das Gedächtnis durchsucht Bilanzen, Budgets, Protokolle und E-Mails aller Ausgaben und antwortet mit der Quelle.
Beispielfrage„Wie hoch war die Ausstellerwiederkehrquote in den letzten drei Ausgaben?“
Einzelbesucher oder Eintritt, Aussteller oder Mitaussteller, verkaufte oder belegte Quadratmeter: Die Definitionen werden einmalig im Gedächtnis der Organisation festgelegt. Ausgabe gegen Ausgabe, Messe gegen Messe, der Vergleich wird ohne manuelle Neuberechnung möglich. Die Geschäftsführung sieht, wo jede Messe steht und was sich von einer Messe zur anderen ähnelt.
Agentur-Briefing, Ausstellerpflichtenheft, Sponsorenmappe, Bilanzpräsentation: Das Gedächtnis bereitet einen Entwurf auf Basis der vergangenen Ausgaben vor, in Ihrer Struktur und Ihrem Corporate Design. Sie passen an, geben frei, exportieren.
Freelancer, Agenturen, neue Geschäftsführung, Weggang eines Projektleiters: Neue Mitarbeitende befragen das Gedächtnis, statt Akten zu lesen. Jeder freigegebene Erfahrungswert taucht zur richtigen Zeit wieder auf, wenn die nächste Ausgabe vorbereitet wird. Aus Empfehlungen werden Maßnahmen.
Beispielfrage„Warum haben wir 2024 das Format geändert?“
Ein Gedächtnis pro Messe, verbunden mit dem der Organisation.
Jede Messe hat ihr eigenes Gedächtnis, gespeist von der Historie ihrer Ausgaben. Alle teilen das Vokabular und die Regeln der Organisation, was Vergleiche möglich macht. Die Zugriffsrechte werden pro Messe festgelegt.
Veranstalter wiederkehrender B2B-Messen, Multi-Messe-Gruppen, Eventtochtergesellschaften, Verbände, Fachverbände oder Handelskammern, die ihre eigene Messe organisieren. Teams von 15 bis 100 Personen.
Bei einem Multi-Messe-Veranstalter wird das Gedächtnis der vergangenen Ausgaben (Inhalte, Aussteller, Erfahrungswerte) von den Teams befragt, die die nächste Ausgabe vorbereiten.
Ein GenieFactory-Experte formalisiert mit Ihnen die Messen, die Ausgaben, das Vokabular (Besucher, Aussteller, m²), die Regeln und die Referenzdokumente.
Bilanzen, Budgets, Erfahrungswerte, Protokolle, E-Mails der ausgewählten Ausgabe: Das Gedächtnis baut sich in Ihrem Umfeld auf, bei Bedarf angebunden an Ihr CRM, Ihr Dokumentenmanagement oder Ihr Ausstelleranmeldetool.
Ein Pilotversuch mit einer vergangenen Ausgabe, eine erste Anwendung (finden, vergleichen oder verfassen), und anschließend die Gedächtnisse der anderen Messen.
HinweisNichts wird ohne Ihre Freigabe in das Gedächtnis geschrieben. Sie wählen die Dokumente aus.
In 30 Minuten identifizieren wir Ihre erste Anwendung, formulieren den erwarteten Nutzen in einem Satz und zeigen Ihnen das Gedächtnis anhand einer Ihrer vergangenen Ausgaben.
